PRECESS Emailverwerking
Met PRECESS structureert u uw mailstroom op een snelle en effectieve manier. Niet alleen worden daarmee vele uren bespaard, ook worden emails nauwkeuriger verwerkt en zijn sneller beschikbaar in andere systemen. Organisaties die PRECESS als oplossing implementeerden verwerken dagelijks duizenden e-mails volledig automatisch.
Enkele voorbeelden van PRECESS toepassingen:
- Een binnenkomende email aan het juiste dossier koppelen door middel van de herkenning van het polisnummer in het onderwerp.
- Het configureren van een geavanceerde autoreply waarbij gebruik gemaakt wordt van de eigenschappen van de inkomende e-mail, zoals onderwerp, datum/tijd binnenkomst, etc.
- Het archiveren van binnenkomende e-mails naar het netwerk en de mogelijkheid om vanuit PRECESS deze mails te zoeken en te openen.
- Het filteren van binnenkomende e-mails op ongewenste bijlages die men niet wenst te bewaren in het achterliggende systeem, zoals logo’s en specifieke bestandsformaten.
Welke functionaliteit heeft PRECESS?
Automatische emailverwerking
Met korte tijdsintervallen wordt binnenkomende email gecontroleerd en verwerkt volgens acties die door u ingesteld zijn. Ook aan emails die buiten de ingestelde regels vallen, kunnen acties worden gekoppeld. Indien er specifiek maatwerk voor de verwerkingen nodig is, kan dit in de configuratie opgenomen worden. Enkele voorbeelden van emailverwerking zijn:
| Zet door naar een ander systeem |
| Zet door naar een andere mailbox |
| Zet door naar een mailfolder |
| Zet door naar het filesystem |
| Autoreply email |
| Forward email |
| Delete email |
| Roep Webservice of Stored Procedure aan |
Verwerking van email bijlagen
Niet alleen de emails, maar ook de bijlagen kunnen verwerkt worden met PRECESS. Enkele voorbeelden van hoe bijlagen verwerkt kunnen worden:
| Bewaar bijlage op filesystem |
| Bewaar mail zonder bijlage |
| Verwijder bijlage |
| Zet bijlage door naar Webservice of Stored Procedure |
| Verwerk op basis van bestandsextensie |
| Verwerk op basis van grootte |
| Verwerk op basis van bestandsnaam |
| Verwerk op basis van domein emailadres |
Zelf in te stellen verwerkingsregels
Met PRECESS structureert u de emailstromen volgens de regels die bij uw organisatie passen. Veranderen de emailstromen binnen uw organisatie, dan kunt u de verwerkingsregels zelf aanpassen. Voorbeelden van regels zijn:
| Verwerk op basis van onderwerp |
| Verwerk op basis van deel van onderwerp |
| Verwerk op basis van email verzender |
| Verwerk op basis van domein verzender |
| Verwerk bounce-emails |
| Verwerk out of office-emails |
| Verwerk autoresponse-emails |
| Verwerk timeout-emails |
Te koppelen met meerdere systemen
PRECESS werkt samen met iedere emailomgeving en is te koppelen met veelvoorkomende backoffice systemen zoals SAP, Filenet, SQL en Oracle. Waar nodig wordt de koppeling op maat gemaakt.
| SQL |
| SAP |
| ORACLE |
| FILENET |
| Stored procedures |
| API’s |
| Webservices |
| FTP |
De koppelingen worden onder andere gerealiseerd door gebruik van API’s, stored procedures of webservices. PRECESS heeft een open structuur waarin nieuwe methodes om te koppelen toegevoegd kunnen worden.
Live het verwerken van email volgen
In het console kunt u de verwerking van elke email live volgen. Hierbij wordt onder andere het volgende getoond:
| De mail die verwerkt wordt |
| De kenmerken van de email |
| De acties die worden uitgevoerd op de email |
| Auto-replies die verstuurd worden |
| De aanroep van services of koppelingen |
| Communicatie met service/koppeling |
| Email wel/niet succesvol verwerkt |
| Email wel/niet opnieuw verwerkt |
Zoeken in verwerkte email
Elke verwerkte email wordt opgeslagen in de database. Hierdoor heeft men de mogelijkheid om terug te zoeken hoe een email is verwerkt. Bijvoorbeeld welke actie is ondernomen en of er een autoreply is verstuurd. Het is bijvoorbeeld mogelijk om te zoeken binnen een datumtraject, op woorden in het onderwerp, in de emailtekst, in de verwerkingsregels die gebruikt zijn, etc. Een krachtig hulpmiddel om later terug te vinden op welke manier uw email is verwerkt.
Dashboard en reporting
PRECESS beschikt over een dashboard waarop de voortgang van verwerkte emails getoond wordt. In een oogopslag kunt u het volume aan verwerkte emails zien, hoeveel verwerkingen er plaats hebben gevonden op binnenkomende email en op verstuurde mail. Met een grafiek wordt het verloop van de aantallen per uur in beeld gebracht.
Er wordt een dagelijks, wekelijks en maandelijks rapport van de verwerkingsresultaten opgesteld. Het is mogelijk hierop te abonneren zodat het rapport automatisch per email naar u wordt verzonden.
Applicatie beheer
PRECESS beschikt over de tools om de applicatie te beheren. Niet alleen kunt u gebruikers beheren maar ook de applicatie-instellingen wijzigen of een housekeeping job starten.
| Gebruikersbeheer |
| Rollen toekennen |
| Beheer wachtwoorden |
| Opschoning bestanden (housekeeping) |
| Applicatie instellingen |
| Configuratie verwerkingsinstellingen |
| Configuratie email-acties |
| Logfiles bekijken |
Portfolio
Probeer PRECESS: Afspraak en demonstratie
Vul hieronder het contactformulier in om een afspraak of demonstratie aan te vragen.
Contactformulier
Afspraak
Meld uzelf aan via het contactformulier.
Wij nemen contact met u op om een demonstratie te plannen.
Nodig collega’s uit voor de demonstratie.